はじめに
日本で就労系の在留資格を取得している外国人は、勤務先や所属する機関に変更があった場合、出入国在留管理局へ「所属機関に関する届出」を提出する必要があります。
特に、技術・人文知識・国際業務ビザ（以下、「技人国ビザ」）で日本企業に勤務している外国人が転職する場合、この届出は重要な手続きの一つです。
転職すると、新しい会社との雇用関係が始まるため、現在の所属機関に関する情報を出入国在留管理局へ報告する必要があります。
ただし、所属機関に関する届出を提出しただけで、転職後の仕事内容が自動的に認められるわけではありません。
技人国ビザの場合、転職後も現在の在留資格で認められる業務に従事しているか確認することが重要です。
転職時の仕事内容や在留資格との関係については、
「技術・人文知識・国際業務ビザで転職する場合の注意点｜届出・更新を解説」
で詳しく解説しています。
所属機関に関する届出とは？
所属機関に関する届出とは、外国人が現在所属している会社や教育機関などに変更があった場合に、出入国在留管理局へ変更内容を届け出る手続きです。
日本に中長期間在留する外国人のうち、一定の在留資格を持つ方は、在留中の状況に変更があった場合に届出を行う義務があります。
就労系の在留資格では、勤務先となる所属機関が変わることがあるため、転職や退職などの際には届出が必要になります。
所属機関とは何か
「所属機関」とは、外国人が活動を行っている勤務先や教育機関などを指します。
例えば、技人国ビザの場合、所属機関とは主に外国人が勤務する会社を意味します。
具体的には、
- 株式会社などの勤務先
- 外国人が雇用されている企業
- 契約関係にある機関
などが該当します。
そのため、会社を退職した場合や、新しい会社へ転職した場合には、所属機関に変更が生じることになります。
技人国ビザなどで届出が必要な理由
技人国ビザなどの就労系在留資格は、特定の会社で専門的な業務を行うことを前提として許可されています。
そのため、勤務先が変更された場合、出入国在留管理局は外国人の活動状況を確認する必要があります。
例えば、
- A社でシステムエンジニアとして勤務
- 退職してB社へ転職
- B社で新たな業務を開始
という場合、所属機関が変更されています。
このような変更を適切に届け出ることで、在留状況を正確に管理することができます。
所属機関に関する届出が必要となる主なケース
所属機関に関する届出は、勤務先や契約機関などに変更があった場合に必要となります。
代表的なケースとしては、
- 転職した場合
- 退職した場合
- 契約が終了した場合
- 新しい所属機関との契約を開始した場合
などがあります。
具体的なケースについては、次の項目で詳しく解説します。
転職・退職など届出が必要となる具体的なケース
所属機関に関する届出は、外国人が所属している会社や契約機関などに変更があった場合に提出する必要があります。
特に、技術・人文知識・国際業務ビザ（以下、「技人国ビザ」）などの就労系在留資格を持つ外国人は、勤務先の変更が発生することが多いため、届出の対象となるケースがあります。
ここでは、代表的なケースについて詳しく解説します。
転職した場合
外国人が現在勤務している会社を退職し、新しい会社へ転職した場合、所属機関に変更が生じます。
例えば、技人国ビザでA株式会社に勤務していた外国人が、退職後にB株式会社へ転職する場合は、所属機関に関する届出が必要になります。
転職後は、新しい勤務先が所属機関となるため、変更内容を出入国在留管理局へ届け出ます。
ただし、所属機関に関する届出を提出しただけで、転職後の仕事内容が自動的に認められるわけではありません。
技人国ビザの場合、新しい勤務先で担当する業務が「技術・人文知識・国際業務」の対象となる活動であるか確認する必要があります。
転職時の仕事内容や在留資格との関係については、
「技術・人文知識・国際業務ビザで転職する場合の注意点｜届出・更新を解説」
で詳しく解説しています。
退職した場合
会社を退職した場合も、所属機関に変更が生じるため、届出が必要になります。
例えば、
- 会社を退職した
- 雇用契約が終了した
- 契約期間が満了した
などの場合が該当します。
退職後すぐに転職先が決まっていない場合でも、所属機関に関する変更について届出を行う必要があります。
ただし、技人国ビザなどの就労系在留資格では、許可された活動を行うことが前提となっています。
そのため、退職後の期間が長くなる場合には、今後の在留状況について注意が必要です。
新しい所属機関との契約を開始した場合
転職などによって、新しい会社との雇用契約を開始した場合も、所属機関に変更が生じます。
例えば、
- A社との雇用契約が終了
- B社と新たに雇用契約を締結
- B社で勤務を開始
という場合です。
この場合、新しい所属機関に関する情報を届け出る必要があります。
なお、所属機関に関する届出は、原則として外国人本人が行う手続きです。
転職先の会社が代わりに提出する手続きではありません。
契約が終了した場合
就労系在留資格の中には、特定の機関との契約を前提として許可されているものがあります。
そのため、
- 雇用契約が終了した場合
- 契約期間が満了した場合
- 契約していた機関との関係が終了した場合
には、届出が必要となる場合があります。
所属機関に関する届出の対象となるかどうかは、保有している在留資格や活動内容によって異なります。
所属機関の名称・所在地などに変更があった場合
所属している会社自体に変更があった場合にも注意が必要です。
例えば、
- 会社名が変更された
- 会社の所在地が変更された
- 会社の合併や組織変更が行われた
などの場合、届出が必要になることがあります。
届出期限に注意する
所属機関に関する届出は、変更が生じた日から14日以内に提出する必要があります。
例えば、
- 3月31日に前の会社を退職
- 4月1日に新しい会社へ入社
した場合、それぞれの変更について期限内に手続きを行う必要があります。
期限を過ぎた場合でも、必要な届出を行うことが重要です。
届出の期限と提出方法
所属機関に関する届出は、変更が発生した場合に、決められた期限内に提出する必要があります。
就労系の在留資格を持つ外国人の場合、転職や退職によって所属機関に変更が生じたときは、届出を適切に行うことが重要です。
届出を忘れた場合、すぐに在留資格が失われるわけではありませんが、将来の在留期間更新許可申請や永住許可申請の際に、届出状況を確認される可能性があります。
届出期限は変更が生じた日から14日以内
所属機関に関する届出は、変更が生じた日から14日以内に提出する必要があります。
例えば、技術・人文知識・国際業務ビザ（以下、「技人国ビザ」）で勤務している外国人が、
- 3月31日に前の会社を退職
- 4月1日に新しい会社へ入社
した場合、それぞれの所属機関に関する変更について確認し、期限内に手続きを行う必要があります。
期限を過ぎた場合でも、届出が必要な状況であれば、速やかに提出することが重要です。
届出の提出方法
所属機関に関する届出の提出方法は、主に以下の3つがあります。
オンラインで提出する場合
出入国在留管理庁の「電子届出システム」を利用して、インターネット上から提出することができます。
オンライン提出は、窓口へ行く必要がないため、忙しい外国人の方でも利用しやすい方法です。
ただし、事前に利用者登録が必要となります。
郵送で提出する場合
必要事項を記載した届出書を準備し、地方出入国在留管理官署へ郵送する方法もあります。
郵送する場合は、期限内に届くよう余裕を持って手続きを行うことが重要です。
出入国在留管理局の窓口で提出する場合
本人が地方出入国在留管理官署の窓口へ提出することも可能です。
窓口で提出する場合は、必要な書類を準備したうえで手続きを行います。
届出に必要な資料
所属機関に関する届出は、在留期間更新許可申請や在留資格変更許可申請とは異なり、基本的には変更内容を届け出る手続きです。
そのため、通常は雇用契約書や会社の登記事項証明書などを添付する必要はありません。
ただし、届出内容に不明点がある場合などには、追加資料の提出を求められることがあります。
届出書に記載する主な内容
所属機関に関する届出では、主に以下のような情報を記載します。
- 氏名
- 生年月日
- 国籍・地域
- 在留カード番号
- 在留資格
- 所属機関の名称
- 所属機関の所在地
- 変更が生じた年月日
- 変更内容
正確な情報を記載し、変更内容と事実関係が一致していることが重要です。
転職後の申請で必要となる資料とは異なる点に注意
所属機関に関する届出と、在留期間更新許可申請などで提出する資料は目的が異なります。
所属機関に関する届出は、
「勤務先などに変更があったことを報告する手続き」
です。
一方で、在留期間更新許可申請や在留資格変更許可申請では、
- 雇用契約書
- 会社概要資料
- 登記事項証明書
- 決算関係資料
- 業務内容を説明する資料
などが必要になる場合があります。
転職後の申請に必要な書類については、
「技術・人文知識・国際業務ビザで転職する場合の手続きと必要書類」
で詳しく解説しています。
技人国ビザで転職する場合の注意点
所属機関に関する届出は、転職時に必要となる重要な手続きですが、この届出を提出すれば、転職後の仕事が自由にできるという意味ではありません。
技術・人文知識・国際業務ビザ（以下、「技人国ビザ」）では、転職後も引き続き在留資格で認められた活動を行う必要があります。
そのため、転職する場合には、
- 所属機関に関する届出を提出すること
- 転職後の仕事内容が技人国ビザの対象となることを確認すること
- 将来の在留期間更新許可申請に備えて資料を整理すること
が重要です。
届出を提出しただけでは転職後の活動が認められるわけではない
所属機関に関する届出は、勤務先などに変更があったことを出入国在留管理局へ報告する手続きです。
この届出自体は、転職後の仕事内容について審査を行う手続きではありません。
例えば、技人国ビザでシステムエンジニアとして勤務していた外国人が、転職後もシステム開発業務を担当する場合、これまでの活動との関連性を説明しやすいケースです。
一方で、転職後に担当する業務が大きく変わり、技人国ビザの対象外となる可能性がある場合には注意が必要です。
例えば、
- 技術職から単純作業中心の業務へ変更する
- 専門業務から接客業務中心へ変更する
- 技人国ビザの対象となる専門性が認められない業務へ変更する
などの場合は、在留資格との関係を確認する必要があります。
転職後の仕事内容を確認する
技人国ビザでは、会社名や職種名だけではなく、実際に担当する業務内容が重要です。
例えば、同じ「営業職」という名称でも、
- 海外取引に関する営業
- 外国語を使用した海外顧客対応
- 貿易関連業務
などであれば、国際業務として認められる可能性があります。
一方で、
- 店舗での商品販売
- 単純な受付業務
- 商品管理や倉庫作業
などが中心の場合、技人国ビザの対象業務として認められない可能性があります。
転職先を決める際には、求人票や雇用契約書だけではなく、実際に行う予定の業務内容を確認することが重要です。
必要に応じて就労資格証明書を取得する
転職後の仕事内容が技人国ビザの範囲内であるか確認したい場合には、就労資格証明書の取得を検討することができます。
就労資格証明書とは、外国人が日本で行うことができる就労活動について、出入国在留管理局が証明する書類です。
転職後に取得しておくことで、次回の在留期間更新許可申請時に、転職後の仕事内容について説明しやすくなる場合があります。
ただし、就労資格証明書の取得は義務ではありません。
転職内容や将来の申請予定などを考慮して判断することが重要です。
転職後の申請に備えて資料を整理する
所属機関に関する届出は、基本的には変更を報告する手続きです。
一方で、在留期間更新許可申請や在留資格変更許可申請では、転職後の勤務先や仕事内容を確認するため、資料の提出が必要になる場合があります。
例えば、
- 雇用契約書
- 労働条件通知書
- 会社概要資料
- 登記事項証明書（必要な場合）
- 決算関係資料（必要な場合）
- 業務内容を説明する資料
などです。
転職後すぐに使用しない資料でも、将来の申請に備えて整理して保管しておくことが大切です。
転職後の申請で必要となる書類については、
「技術・人文知識・国際業務ビザで転職する場合の手続きと必要書類」
で詳しく解説しています。
転職時は届出と在留資格の両方を確認する
技人国ビザで転職する場合、所属機関に関する届出だけを行えばよいわけではありません。
重要なのは、
- 所属機関の変更を適切に届け出ること
- 転職後の仕事内容が在留資格の範囲内であることを確認すること
- 将来の在留期間更新許可申請に備えること
です。
転職後も安心して日本で働き続けるためには、手続きだけではなく、在留資格と仕事内容の関係を確認することが重要です。
届出をしなかった場合の影響
所属機関に関する届出は、外国人が日本で適切に在留するために必要な手続きの一つです。
届出が必要な状況で提出していなかった場合、すぐに在留資格が失われるわけではありません。
しかし、将来の在留期間更新許可申請や永住許可申請などの際に、これまでの在留状況として確認される可能性があります。
そのため、転職や退職などによって所属機関に変更が生じた場合は、期限内に届出を行うことが重要です。
在留期間更新許可申請への影響
技術・人文知識・国際業務ビザ（以下、「技人国ビザ」）などで在留している外国人は、一定期間ごとに在留期間更新許可申請を行う必要があります。
その際、出入国在留管理局では、現在の勤務状況や在留状況について確認されます。
例えば、過去に転職をしていたにもかかわらず、所属機関に関する届出を提出していなかった場合には、
- 転職時期
- 新しい勤務先
- 転職後の仕事内容
- 届出を行っていなかった理由
などについて確認される可能性があります。
届出を忘れていた場合でも、必要な手続きを行い、正確な説明をすることが重要です。
永住許可申請への影響
所属機関に関する届出は、永住許可申請においても確認される可能性があります。
永住許可申請では、単に現在の収入や勤務状況だけではなく、これまで日本で適切に在留してきたかどうかも確認されます。
特に、
- 在留状況
- 法令を遵守しているか
- 必要な届出を適切に行っているか
- 税金・年金・健康保険などの義務を適切に履行しているか
などが総合的に判断されます。
そのため、転職や退職時に必要な届出を適切に行っておくことは、将来の永住許可申請を考えるうえでも重要です。
永住許可申請で確認されるポイントについては、
「日本の永住申請で確認されるポイント｜外国人が準備すべき条件と注意点」
で詳しく解説しています。
届出忘れに気付いた場合の対応
所属機関に関する届出を提出していなかったことに後から気付いた場合でも、放置しないことが重要です。
まずは、現在の状況を確認したうえで、必要な届出を提出します。
例えば、
- 以前の会社を退職していた
- 新しい会社へ転職していた
- 届出期限を過ぎていた
という場合でも、変更内容を正確に記載して手続きを行います。
また、在留期間更新許可申請などの予定がある場合には、これまでの経緯を説明できるよう、転職時期や勤務先の情報を整理しておくことが大切です。
転職後の在留状況を適切に管理することが重要
所属機関に関する届出は、単なる形式的な手続きではありません。
外国人が日本でどのような活動を行っているかを出入国在留管理局へ正確に伝えるための重要な制度です。
特に技人国ビザの場合は、
- 転職後の仕事内容
- 新しい勤務先との契約内容
- 在留資格との適合性
- 必要な届出の実施状況
を適切に管理することが重要です。
転職後の在留資格更新や必要書類については、
「技術・人文知識・国際業務ビザで転職する場合の手続きと必要書類」
で詳しく解説しています。
よくある質問
Q. 所属機関に関する届出は誰が提出しますか？
所属機関に関する届出は、外国人本人が提出する手続きです。
例えば、技術・人文知識・国際業務ビザ（以下、「技人国ビザ」）で勤務している外国人が転職した場合、新しい勤務先など所属機関の変更について、本人が出入国在留管理局へ届出を行う必要があります。
なお、外国人本人からの届出とは別に、外国人を受け入れている企業側にも「所属機関による届出」が必要となる場合があります。
そのため、転職時には外国人本人が行う手続きと、勤務先側が行う手続きを区別して確認することが重要です。
Q. 転職先が決まっていない場合でも届出は必要ですか？
はい、退職によって所属機関との契約が終了した場合は、転職先が決まっているかどうかに関係なく、届出が必要となります。
例えば、
- 会社を退職した
- 雇用契約が終了した
- 次の勤務先を探している
という場合でも、所属機関に変更が生じています。
退職後に転職活動を行う場合は、現在の在留資格で認められる活動との関係にも注意する必要があります。
Q. 所属機関に関する届出を忘れた場合はどうすればよいですか？
届出が必要だったにもかかわらず提出していなかった場合は、放置せず、速やかに手続きを行うことが重要です。
期限を過ぎた場合でも、変更内容を正確に記載して届出を提出します。
また、在留期間更新許可申請や永住許可申請を予定している場合には、転職や退職の経緯を説明できるよう、勤務先や変更時期などの情報を整理しておくことが大切です。
Q. 技人国ビザ以外の在留資格でも必要ですか？
所属機関に関する届出は、技人国ビザだけに限られた手続きではありません。
対象となる在留資格を持つ外国人が、所属機関や契約機関に変更があった場合に必要となります。
例えば、
- 技術・人文知識・国際業務
- 技能
- 教授
- 高度専門職
- 留学（一部の場合）
など、一定の在留資格では所属機関に関する変更の届出が必要になります。
ただし、必要となる届出の種類や内容は在留資格によって異なるため、自分の在留資格に応じて確認することが重要です。
まとめ
所属機関に関する届出は、転職や退職などによって勤務先や契約機関に変更が生じた場合に、出入国在留管理局へ報告するための重要な手続きです。
特に技術・人文知識・国際業務ビザで日本に在留している外国人が転職する場合は、
- 所属機関に関する届出を期限内に提出する
- 転職後の仕事内容が在留資格の範囲内であるか確認する
- 在留期間更新許可申請に備えて資料を整理する
ことが重要です。
所属機関に関する届出は、単なる住所変更のような手続きではなく、日本で適切に就労活動を継続していることを示すための大切な制度です。
転職や退職をする際は、必要な届出を忘れずに行い、将来の在留期間更新許可申請や永住許可申請にも備えておくことが大切です。
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